La presente Política General de Privacidad y Protección de Datos Personales (“Política”) establece los lineamientos y contenidos básicos para la protección de datos personales de la compañía ALMESPANA CÍA. LTDA. (en adelante, “Almacenes España”); asimismo, este documento permite establecer las pautas generales correspondientes para la protección de los datos personales que se tratan por y/o al interior de Almacenes España, con la finalidad de que el tratamiento de datos personales sea legítimo, controlado e informado, a efecto de garantizar el derecho a la protección de datos de las personas que sostienen alguna relación jurídica, o bien, algún tipo de interacción con Almacenes España en cumplimiento y alineación de las disposiciones de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (“LOPDP”), su Reglamento de aplicación, y demás normativa aplicable en la materia (en conjunto “Normativa de Protección de Datos Personales”).

Esta política es de cumplimiento obligatorio para Almacenes España, incluyendo empleados, proveedores, clientes y terceros beneficiarios, así como todas aquellas áreas que conforman organizativamente a Almacenes España y que realicen cualquier tratamiento de datos personales.

El responsable del tratamiento de datos y su información de contacto es:

En virtud de lo established en la Normativa PDP, Almacenes España ha designado su Delegado de Protección de Datos Personales (“DPD”). Sus datos de contacto son los siguientes, en caso de que usted desee comunicarse:

ALMESPANA CÍA. LTDA. garantiza su derecho de protección de Datos Personales, motivo por el cual nos preocupamos en proteger sus Datos Personales y evitamos que se utilicen de forma indebida. Mediante este documento se definen los lineamientos que Almacenes España sigue en sus interacciones y procedimientos que involucran el Tratamiento de Datos Personales.

Por lo anterior, implementamos esta Política General de Protección de Datos Personales, para poner en conocimiento público cómo tratamos Datos Personales de los titulares de Datos Personales.

La presente Política aplica para el Tratamiento de Datos Personales de las siguientes categorías de Titulares: (i) Postulantes; (ii) Empleados; (iii) Clientes; (iv) Potenciales Clientes; (v) Proveedores; (vi) Representantes legales; (vii) Puntos de contacto; (viii) Socios; (ix) Visitantes; y, (ix) Otros terceros con los que exista una relación con Almacenes España (en conjunto, “Titulares”).

Esta Política debe ser cumplida obligatoriamente por parte de los empleados, consultores, empresas asociadas, socios comerciales, proveedores y cualquier entidad vinculada que actúe en representación de Almacenes España. El cumplimiento y respeto de esta Política son elementos esenciales en el desarrollo de actividades vinculadas a los Datos Personales. Este compromiso se amplía a la esfera pública, dado que la Política se encuentra disponible en el sitio web de Almacenes España, asegurando su difusión general.

La Política hace referencia a las definiciones siguientes, las cuales son extraídas de la LOPDP, su Reglamento y cualquier otra normativa pertinente que pueda ser aplicable:

• Autoridad de Protección de Datos Personales: Hace referencia a la Superintendencia de Protección de Datos Personales.
• Base de Datos: Conjunto estructurado de datos cualquiera que fuera la forma, modalidad de creación, almacenamiento, organización, tipo de soporte, Tratamiento, procesamiento, localización o acceso, centralizado, descentralizado o repartido de forma funcional o geográfica.
• Datos Personales: Información que identifica o hace identificable a una persona natural, directa o indirectamente.
• Datos sensibles: Datos relativos a: etnia, identidad de género, identidad cultural, religión, ideología, filiación política, pasado judicial, condición migratoria, orientación sexual, salud, datos biométricos, datos genéticos y aquellos cuyo Tratamiento indebido pueda dar origen a discriminación, atenten o puedan atentar contra los derechos y libertades fundamentales.
• Delegado de Protección de Datos Personales: Persona natural encargada de informar al responsable o al encargado del Tratamiento sobre sus obligaciones legales en materia de protección de datos, así como de velar o supervisar el cumplimiento normativo al respecto, y de cooperar con la Autoridad de Protección de Datos Personales, sirviendo como punto de contacto entre esta y la entidad responsable del Tratamiento de datos.
• Destinatario: Persona natural o jurídica que ha sido comunicada con Datos Personales.
• Encargado: Persona natural o jurídica, pública o privada, autoridad pública, u otro organismo que solo o conjuntamente con otros trate Datos Personales a nombre y por cuenta del Responsable de Tratamiento de Datos Personales.
• Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, autoridad pública, u otro organismo, que solo o conjuntamente con otros decide sobre la finalidad y el Tratamiento de Datos Personales.
• Titular: Persona natural cuyos Datos Personales son objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre Datos Personales, ya sea por procedimientos técnicos de carácter automatizado, parcialmente automatizado o no automatizado, tales como: la recogida, recopilación, obtención, registro, organización, estructuración, conservación, custodia, adaptación, modificación, eliminación, indexación, extracción, consulta, elaboración, utilización, posesión, aprovechamiento, distribución, cesión, comunicación o transferencia, o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo, interconexión, limitación, supresión, destrucción y, en general, cualquier uso de Datos Personales.
• Transferencia o comunicación: Manifestación, declaración, entrega, consulta, interconexión, cesión, transmisión, difusión, divulgación o cualquier forma de revelación de Datos Personales realizada a una persona distinta al Titular, responsable o encargado del Tratamiento de Datos Personales.

Al momento de realizar el Tratamiento de los Datos Personales, Almacenes España observa los siguientes principios y vela por su cumplimiento:

• Juridicidad: El Tratamiento de Datos Personales se realiza rigiéndose estrictamente por los principios, derechos y obligaciones consagrados en la Constitución de la República, la LOPDP, el Reglamento, así como cualquier otra normativa complementaria, jurisprudencia y conforme a las disposiciones de los instrumentos internacionales aplicables.
• Lealtad: Almacenes España recopila Datos Personales de manera leal y conforme a la normativa, con un propósito específico comunicado al Titular. El Tratamiento se realiza según bases legitimadoras, incluyendo al Tratamiento de Datos sensibles. El Titular debe proporcionar datos precisos; la empresa puede actualizarlos. Almacenes España no trata datos sin legitimación y no los transfiere sin base legitimadora.
• Transparencia: Almacenes España garantiza transparencia en el Tratamiento de Datos Personales. La compañía comunica de forma clara al Titular sobre los Tratamientos, y la información está fácilmente accesible en las oficinas, sitio web y otros lugares de Almacenes España. Los Titulares pueden ejercer sus derechos según la LOPDP a través de los canales proporcionados por Almacenes España.
• Finalidad: Almacenes España trata Datos Personales con una finalidad legítima según la LOPDP, informando al Titular. La empresa recopila, almacena, utiliza, comunica o elimina datos según esta Política y otros documentos de protección de datos. En resumen, los Datos Personales se manejan para cumplir con el objeto social y actividades comerciales de Almacenes España.
• Pertinencia y Minimización: Almacenes España maneja únicamente los Datos Personales necesarios y pertinentes para cumplir con las finalidades comunicadas al Titular.
• Proporcionalidad: Almacenes España no adquiere Datos Personales de manera excesiva o innecesaria para los propósitos del Tratamiento. La empresa devolverá al Titular y/o eliminará cualquier dato que sea considerado excesivo.
• Confidencialidad: Almacenes España mantiene rigurosamente la confidencialidad y reserva de la información, tanto durante como después de finalizar las actividades de Tratamiento de Datos Personales.
• Conservación: Almacenes España conserva los Datos Personales por el tiempo necesario para cumplir con la finalidad para los que fueron recopilados, o según lo establecido en las normativas específicas que definen los períodos de retención de documentos, y también durante el plazo de prescripción de acciones legales. Una vez cumplida la finalidad del Tratamiento o el período de retención, Almacenes España procederá a devolver y/o eliminar los Datos Personales de sus soportes. Sin perjuicio de lo anterior, Almacenes España puede conservar aquellos Datos Personales que hayan sido anonimizados, ya que en este estado han perdido su naturaleza de Dato Personal. En consecuencia, los datos anonimizados pueden ser utilizados libremente por Almacenes España.
• Seguridad: Almacenes España cuenta con medidas de seguridad técnicas y organizativas apropiadas para asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los Datos Personales. Estas medidas se ajustan al volumen y categorías de los Datos Personales, el estado de la técnica y los costos de implementación. Además, aquellos con quienes Almacenes España comparte Datos Personales deben demostrar la aplicación de medidas de seguridad para garantizar la protección de dichos datos.
• Responsabilidad Proactiva y Demostrada: Almacenes España cuenta con los medios de verificación necesarios para demostrar el cumplimiento de la LOPDP, su Reglamento y demás normativa aplicable de la materia.

Almacenes España reconoce y asegura a los Titulares de Datos Personales los derechos establecidos en la LOPDP, mismos que se detallan a continuación:

• Información: Derecho a recibir información sobre nuestra recopilación y Tratamiento de sus Datos Personales, que incluye detalles sobre nuestra identidad, el uso de los Datos Personales y sus derechos en relación con dicha información.
• Acceso: Derecho a ser informado sobre si Almacenes España lleva a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales y a acceder a dicha información.
• Rectificación y actualización: Derecho a solicitar la rectificación o actualización de los Datos Personales incorrectos o inexactos por parte de Almacenes España.
• Eliminación: Derecho a solicitar a Almacenes España la eliminación de sus Datos Personales en situaciones como: (i) no cumplir con una obligación legal; (ii) no sea necesario; (iii) cumplimiento de su propósito; (iv) vencimiento del plazo de conservación; (v) afectación de derechos fundamentales; o, (vi) se haya revocado el consentimiento.
• Oposición: Derecho a solicitar a Almacenes España la oposición al Tratamiento de sus Datos Personales en casos que no afecten derechos fundamentales, no estén relacionados con información pública o de interés público.
• Portabilidad: Derecho a solicitar a Almacenes España recibir sus Datos Personales en un formato compatible y/o que transfiera sus Datos Personales a otro responsable.
• Suspensión: Derecho a solicitar la suspensión del Tratamiento de sus datos en las siguientes circunstancias: (i) impugnación de la exactitud de los datos, (ii) Tratamiento ilícito con solicitud de limitación en lugar de supresión, (iii) no necesidad de los datos por parte de Almacenes España, pero sí por el Titular para reclamaciones; y, (iv) oposición al Tratamiento mientras se verifica la legitimidad de motivos.
• Solicitud de revisión de decisiones automatizadas: Derecho a oponerse, pedir explicaciones y solicitar la revisión humana de las decisiones basadas exclusivamente en un Tratamiento automatizado de datos que afecten a sus intereses.

Para el ejercicio de los derechos anteriormente mencionados, Almacenes España pone a su disposición el formulario de solicitud de ejercicio de derechos en el siguiente enlace: https://almacenesespana.ec/solicitud-de-ejercicio-de-derechos/

Podrá enviar de forma física el formulario de ejercicio de derechos que ponemos a su disposición en cualquiera de nuestras sucursales, o bien, mediante correo electrónico a la dirección: proteccion.datos@almespana.com.ec.

Su solicitud de ejercicio de derechos será atendida dentro del plazo previsto en la LOPDP. Sin embargo, podríamos solicitar información o documentos adicionales para confirmar su identidad, o que aclare o amplíe la información proporcionada sobre el/los derechos/s que desea ejercer, para lo cual contará con el término de diez (10) días desde que le solicitemos esto. No se podrá ejercer derechos a nombre de terceras personas, sin su autorización expresa y por escrito. Adicionalmente, podrá revocar el consentimiento otorgado en cualquier momento, de forma fácil y gratuita a través de los mecanismos provistos.

Almacenes España cuenta con medidas de seguridad técnicas, físicas, jurídicas y organizativas, a efectos de limitar el uso y/o divulgación de los Datos Personales proporcionados habida cuenta la naturaleza y el volumen de los datos, el estado de la técnica y los costos de aplicación. Almacenes España cuenta con sistemas de seguridad para velar por la confidencialidad, integridad y disponibilidad de sus Datos Personales. Así mismo, se realizan evaluaciones y controles periódicos de las medidas de seguridad.

Almacenes España realiza capacitaciones periódicas a su personal respecto de la LOPDP, su Reglamento y demás normativa aplicable, así como sobre temas de seguridad de la información para formar y concientizar sobre la importancia de la protección de los Datos Personales. En caso de cualquier vulneración de seguridad de los Datos Personales, Almacenes España realizará las notificaciones correspondientes de acuerdo con lo establecido en la LOPDP y el Reglamento.

Almacenes España realiza el Tratamiento de Datos Personales únicamente cuando cuenta con una base de legitimación. Los Datos Personales los recopilamos directamente del Titular quién facilita los mismos de forma voluntaria o a través de terceros autorizados. Recopilamos los Datos Personales a través del sitio web de la compañía, redes sociales, llamadas, procesos de selección de personal de puestos vacantes, en virtud de la relación sea laboral o comercial, mediante las cámaras de videovigilancia ubicadas en nuestras instalaciones, fuentes de acceso público, entre otros.

Las categorías y tipologías recopiladas incluyen, de forma ejemplificativa pero no limitada:

• Datos de identificación: Nombres, apellidos, número del documento de identificación (cédula, RUC o pasaporte), imagen, geolocalización, licencia de conducir, IP, código de cliente, firma.
• Datos de contacto: Número de teléfono fijo y celular, dirección de domicilio y trabajo, correo electrónico.
• Datos relacionados a características personales: Estado civil, fecha de nacimiento, sexo, nacionalidad, referencias personales, tipo de sangre.
• Datos de circunstancias familiares y sociales: Datos de familiares (nombres y apellidos del cónyuge, padres), datos del contacto de emergencia, datos del garante.
• Datos académicos y profesionales: Formación académica (años, título, institución), idiomas, experiencia laboral, lugar de trabajo, modalidad de trabajo, cargo de trabajo, remuneración, referencias laborales, código interno de trabajador, fechas de ingreso y salida, motivo de salida.
• Datos de control presencial: Fecha y hora de entrada y salida, motivo de ausencia.
• Datos económicos, financieros, y de seguros: Tipo de contribuyente, Datos bancarios (banco, número de cuenta bancaria, tipo de cuenta bancaria), datos de tarjeta de crédito o débito, vivienda, vehículos.
• Categorías especiales de Datos Personales: Datos de niñas, niños o adolescentes, pasado judicial, datos crediticios, datos de salud, datos de discapacidad, creencias religiosas, datos biométricos.

Bajo Consentimiento: Gestión del proceso de selección, entrevistas, verificación de la información proporcionada y contactos para informar sobre el estado del proceso.

Cumplimiento de obligaciones legales y medidas precontractuales: Exámenes preocupacionales para validar la aptitud laboral.

Tratamiento de Datos de acceso público: Comprobación y verificación de la identidad y antecedentes penales, disciplinarios, financieros y crediticios.

Cumplimiento de obligaciones legales: Exámenes ocupacionales, registro en el Ministerio de Trabajo, afiliación al IESS, pago de beneficios de ley (horas suplementarias, décimos, vacaciones, utilidades), gestión de accidentes laborales y conservación de información en soportes internos.

Órdenes judiciales y autoridades: Descuentos judiciales y transferencia de información requerida por autoridad competente.

Ejecución contractual: Comunicaciones internas, contratación y formalización de carpetas de recursos humanos, creación y baja de usuarios en sistemas, entrega de equipos, pagos y control de asistencia.

Interés público e interés legítimo: Videovigilancia para la seguridad interna y externa de personas y bienes.

Bajo Consentimiento: Precalificación crediticia, análisis de información crediticia (incluye visitas), gestión de sorteos y eventos, atención de quejas o reclamos, envío de información comercial personalizada y elaboración de perfiles con fines estadísticos.

Cumplimiento de obligaciones legales: Declaraciones tributarias, facturación y gestión de auditorías externas societarias.

Ejecución contractual: Desarrollo del contrato, comercialización de productos, distribución de pedidos, actividades contables, cobranza extrajudicial y judicial, y venta de cartera de deudores a terceros.

Interés legítimo: Encuestas de satisfacción y envío de información/comunicación de datos a filiales, subsidiarias o aliados comerciales dentro y fuera.

Consentimiento:

• Envío de información comercial, promociones, descuentos, sorteos y eventos: Para enviar información promocional, ofertas, descuentos, sorteos y eventos de forma personalizada a través de los canales con los que cuente Almacenes España, tomando en cuenta los intereses y necesidades del Titular.
• Análisis estadísticos, comerciales, financieros, sociales y técnicos, y elaboración de perfiles: Para realizar análisis con el fin de mejorar los productos o servicios que ofrece Almacenes España de acuerdo con las necesidades e intereses. Esto incluye la posibilidad de realizar procedimientos automatizados para brindar servicios o productos personalizados.

Cumplimiento de obligaciones legales:

• Realizar todas las gestiones de orden tributario: Declaraciones tributarias, comprobantes de retención, y demás obligaciones que le correspondan a Almacenes España frente a la autoridad tributaria.
• Gestión de actividades con auditoría externa: Para el envío de información a auditor externo, en virtud de las normas societarias vigentes.

Órdenes judiciales:

• Respuesta a requerimientos de autoridades competentes y el cumplimiento de sus mandatos: Para gestionar la transferencia de información que solicite una autoridad competente, en observancia de los principios establecidos en la LOPDP.

Ejecución de medidas precontractuales o el cumplimiento de obligaciones contractuales:

• Calificación de proveedores: Para validar y realizar una verificación de la información de aquellos proveedores que desean prestar servicios o vender bienes a Almacenes España.
• Desarrollo, ejecución y cumplimiento de la relación contractual: Calificación, formalización de la relación, creación del proveedor en los sistemas internos de la compañía, gestión de la relación comercial con el objeto de adquirir productos o servicios que ofrecen los proveedores para ayudar a la gestión administrativa de Almacenes España.
• Comunicaciones: Para mantener comunicación directa con los Titulares para temas relacionados con su relación comercial.
• Pago: Realizar los pagos correspondientes por la prestación de los servicios o entrega de los bienes adquiridos.

Cumplimiento de una misión realizada en interés público e interés legítimo:

• Almacenamiento de información: Conservar información en los soportes de Almacenes España para cumplir con solicitudes de Titulares, o defensa de los intereses de la compañía.
• Videovigilancia: Para la seguridad interna y externa de las personas, bienes e información de Almacenes España.

Interés legítimo:

• Envío de información: Dar a conocer, transferir o comunicar Datos Personales dentro y fuera del país a las compañías matrices, filiales o subsidiarias o aliados comerciales, o a otras sociedades o personas que Almacenes España encargue para realizar el Tratamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en la presente Política y el objeto de la relación comercial con los Titulares.
• Actualización de información: Para solicitar la actualización periódica de los Datos Personales suministrados.

Cumplimiento de una misión realizada en interés público e interés legítimo:

• Videovigilancia: Para la seguridad interna y externa de las personas, bienes e información de Almacenes España.
• Almacenamiento de información: Conservar información en los soportes de Almacenes España para cumplir con solicitudes de Titulares, o defensa de los intereses de la compañía.

Cumplimiento de obligaciones legales:

• Gestión societaria: Para el cumplimiento de las obligaciones societarias consagradas en la normativa aplicable de la materia, lo que incluye, pero no se limita a elaboración de libros sociales, cesión de participaciones, entre otros.
• Pago de dividendos: Para el cumplimiento de los pagos por concepto de dividendos.

Órdenes judiciales:

• Requerimientos de autoridades competentes y el cumplimiento de sus mandatos: Transferencia de información requerida por autoridad competente.

Almacenes España transfiere o comunica los Datos Personales de los Titulares únicamente con aquellos terceros para el cumplimiento de las finalidades previamente señaladas. Las comunicaciones de Datos Personales se realizan, debido a que Almacenes España. Así mismo, se podrá comunicar los Datos Personales a empresas relacionadas, sucursales, filiales, quienes podrán utilizar los Datos Personales para las finalidades descritas.

Almacenes España comunica los Datos Personales únicamente con aquellos terceros con quienes tiene la obligación contractual, legal o judicial de compartirlos. En este sentido, Almacenes España cuenta con estrictos criterios para la selección de sus proveedores, con la finalidad de salvaguardar los datos personales.

El Tratamiento de Datos Personales podría involucrar Transferencias internacionales de Datos Personales, por ejemplo, para los servicios de almacenamiento de información. Por este motivo, cuando las comunicaciones supongan Transferencias internacionales de Datos Personales, Almacenes España exigirá el cumplimiento de estándares de protección, confidencialidad y seguridad, sobre todo, cuando la transferencia se realice a jurisdicciones que no cuenten con niveles adecuados de protección conforme a los parámetros establecidos en la normativa aplicable y las resoluciones que emita la Autoridad de Protección de Datos Personales.

Almacenamos los Datos Personales proporcionados por el tiempo necesario para el cumplimiento de las finalidades previamente señaladas. Adicionalmente, Almacenes España podrá conservar los Datos Personales necesarios para cumplir con las obligaciones contractuales o legales de acuerdo con las leyes correspondientes, y mientras usted no ejerza los derechos de oposición, o eliminación, cuando sean procedentes.

De igual manera, los Datos Personales podrán ser conservados por un mayor tiempo para el ejercicio o defensa de los intereses de Almacenes España en instancias administrativas o judiciales.

Adicionalmente, Almacenes España podrá anonimizar los Datos Personales facilitados en cuyo caso los datos perderán su característica de personal. Esto se podría realizar para la mejora del sitio web, así como de los servicios ofertados. Sin embargo, en caso de no anonimizar los Datos Personales, estos serán eliminados.

Almacenes España no realiza el Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, salvo sea necesario para el cumplimiento de alguna obligación legal, contractual o judicial.

Por lo anterior, Almacenes España realizará el Tratamiento de Datos Personales de menores de edad, únicamente cuando cuente con una base de legitimación que permita el Tratamiento, por ejemplo, para el cumplimiento de obligaciones legales derivadas de la relación laboral y de seguridad social para lo cual requerirá información de cargas familiares.

Almacenes España se reserva el derecho de eliminar o borrar cualquier información relacionada con niños, niñas y adolescentes en caso de que un titular de Datos Personales haya compartido información de niños, niñas y adolescentes.

Almacenes España realiza el Tratamiento de datos de imagen obtenidos a través de cámaras de videovigilancia con el fin de salvaguardar la seguridad de las instalaciones, bienes, personas que tienen acceso a los establecimientos de propiedad de la compañía, y para verificar en la trazabilidad de los procesos.

El Tratamiento se fundamenta en el cumplimiento de una misión realizada en interés público, así como el interés legítimo.

Las imágenes se almacenan en un sistema que cuenta con condiciones de seguridad físicas y lógicas de estricto cumplimiento y al cual sólo tiene acceso personal autorizado.

Las grabaciones tienen una duración de quince (15) días. Posterior a este plazo las grabaciones se eliminan.

Las grabaciones únicamente se descargan por motivos de seguridad.

A continuación, podrá encontrar los datos de contacto de Almacenes España:

Almacenes España realiza revisiones y actualizaciones periódicas de la presente Política, en atención a los cambios normativos, así como en virtud de las directrices que emita la Autoridad de Protección de Datos.

Podrá revisar las actualizaciones a la presente Política al acceder a la misma, la cual se encuentra disponible en los canales correspondientes de la compañía.

La última actualización a la Política fue realizada el 11 de mayo de 2026.